印刷文書からの情報漏えいを抑止・防止したい

印刷文書は紙媒体であることから、社内で規定を設けて管理していても、ちょっとしたミスで情報漏洩が発生する危険性があります。そこで、印刷段階からこうしたリスクを回避するためのセキュリティ対策についてご紹介します。

コピー機でセキュリティを高める

ICカード認証

コピー機や複合機を使用する際に、ICカードによる認証を行う方法です。ある程度の規模感になると、すでに導入済みの企業も多いでしょう。ICカードで管理することにより、機能の権限設定や利用者を制限。出力の履歴を残すことにより、誰がどのようなファイルを出力したのかを見える化できるというメリットもあります。

しかし、出力段階で施策を行ったとしても、印刷文書の取り違えや、出力された紙の取り忘れなどは、多忙なオフィスでは起こりがち。不正行為はなくても、ミスで情報漏洩が起きてしまう可能性があるという点には注意が必要です。

セキュアプリント

セキュアプリントとは、複合機やプリンタに搭載されたセキュリティ機能を利用して、利用を管理するもの。ICカードを使わなくとも、機器の使用時に画面からパスワード入力させたり、利用者権限の設定や認証後に印刷ログを記録して履歴を残すことが可能となります。

また印刷文書のヘッダー、フッターなどに透かしを挿入し、不正持出しを防止することも可能。加えて、社内のネットワークを経由して印刷する場合もデータを暗号化することでネットワーク上でデータを盗まれるといったリスクを防ぐことが可能です。

セキュアプリントについても、ICカード認証と同様に、ミスによる情報漏洩が起きてしまう可能性はぬぐい切れません。

PDF活用のペーパーレス化で、
高いセキュリティレベルを確保

紙の印刷文書の利用で考えると、コピー機や複合機にセキュリティ機能を設ける必要がありますが、ペーパーレス化をすることでそのような手間をかけることなく、それ以上のセキュリティレベルを確保することができます。

ビジネスユースのPDFソフトであれば、セキュリティ機能も豊富に用意されています。パスワードをかけての暗号化や閲覧回数の制限、タイムスタンプによるデータ更新履歴の付与など、不正行為による改ざんや情報漏洩を防止しながら、真正性を示すことが可能です。

ペーパレス化を後押しする
PDFソフトのセキュリティ機能とは