PDFは用途によりいくつかの規格が存在します。あまり馴染みはないかもしれませんが、印刷業界向け以外にも長期保存用、可変印刷向け、技術文書向けなどがあります。ここではそれぞれの違いについて解説します。
PDF/Xは印刷用に最適化された規格でISO 15930により規定されています。さらに細かくPDF/X-1a、PDF/X-3、PDF/X-4などがありますが、日本の印刷会社の多くはPDF/X-1a、またはPDF/X-4を採用。両方ともフォントを埋め込むタイプですがPDF/X-1aはCMYKカラー+特色が使用できPDF/X-4はRGBカラーや透明効果もサポートします。
PDF/Aの“A”はArchiveの略で長期保存するのに適した規格でISO19005で規定されています。フォントを埋め込むタイプである点はPDF/Xと同じですが、暗号化や外部コンテンツへの参照、LZW圧縮が禁止されています。PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3、PDF/A-4があり公文書で利用されることが多くなっています。
さまざまな規格がある中で、今、PDF/Aの規格への注目度が増しています。
これからのビジネスシーンに
PDF/A規格が必須である理由とは
可変印刷用に最適化された規格でISO 16612で規定。VTとは“Variable"と"Transactional"の頭文字です。可変印刷とは同じレイアウトでもデータに基づき、1枚ごとバーコードが異なる印刷物作成するもの。大量のパーソナライズ印刷を可能にするためレイヤー、ベースカラーマネジメントといった機能に対応しています。
知的権利の安全な配布やCADなどで使用する3次元データを組み込むなど、技術文書の交換(エンジニアリングワークフロー)に適した規格です。ISO 24517-1で規定されており種類はPDF/E-1のみ。具体例としてメーカーが作成した設計図面の第三者機関による審査、監督官庁の承認などに用いられ注釈の使用が許可されています。
障がいを持つ方や高齢者などでも使えるアクセシビリティの向上を目的とした規格で、ISO 14289で規定されています。フォント埋め込みタイプでテキストはUnicode(文字コード)でマッピング。画像は代替テキストを含みます。そうすることで音声読み上げソフトにより正確な内容が伝えることができます。
ここではペーパーレス化を目指す企業・自治体に向けて、有料版PDFソフトを調査。
PDFの作成・編集/加工・セキュリティといった基本的機能に加えて、安心・安全にビジネスで使っていける機能(※)を持つ“高機能”な製品の中から、企業ニーズに合わせたオススメの3製品を紹介しています。
※タイムスタンプ、電子印鑑/電子サイン機能の搭載&PDF/A、PDF2.0(ISO-32000-2)への対応
今回調査した20製品の内、ペーパーレス化に必要な機能(※1)を持つ製品の中で、最も導入コストの安いSkyPDF Professional 7。そういった機能性やセキュリティ機能、コストパフォーマンスの高さが評価され、様々な企業・官公庁への導入実績を誇ります。
Officeソフト「JUST Office」やワープロソフト「一太郎」と同じメーカーによって開発されたPDFソフト。
そういった連携ソフトから直接PDFを作成・編集できるなど、日常的に同ソフトを使用している企業にとっては、高い業務効率化が図れます。
業界内で圧倒的な知名度・実績を誇るAcrobatシリーズ。中でも同ソフトは、Photoshop、illustratorといったソフトを使用する制作現場のペーパーレス化にオススメ。ソフトの開発元企業だからこそできる、スムーズなPDF変換が期待できます。