不動産

不動産業界では契約書や物件案内など取引先や顧客など膨大な書類のやりとりが発生します。具体的に業務上でどのような課題があるのか、またPDFを活用することで解決に結びつく成果があったのかなど事例をご紹介します。

不動産代理会社 Merriman Realty

引用元：Wondershare公式HP(https://pdf.wondershare.jp/case-study-interview/merriman.html)

導入の背景

小規模な不動産代理店を営んでおり、業務の多くを紙文書で作業行っていました。その中で営業スタッフは住居探しのサポートでクライアントに物件を見せるため、ほとんどの時間は社外で仕事をしています。

そのため契約書を確認や署名をしてもらうには、クライアントとオフィスを何度も往復することがあり非効率。またPDF形式で保存されている物件情報も変更やアップデートの度に作り直しになり、時間を無駄に使っていることが課題でした。

文書変更が楽になり短期間で売上アップの効果

課題解決のために編集機能があるPDFソフトを導入しました。以前のように情報変更の度に文書全体を作り直すことがなくなり、既存の文書に変更を加えてすぐに保存や印刷できるので、新たな営業ツールとして活用できています。

またソフトの使い勝手がWordと似ているため、トレーニングしなくてもすぐに始めることができました。文書を何度も印刷する手間や時間の節約効果は即座に表れ、導入してから数週間で売上アップを実現しました。

ARC株式会社（アーク株式会社）

導入の背景

アーク社では、不動産の売買・仲介や資産運用を手掛けていたため、契約書の作成は非常に重要。それだけに内容の変更や編集に時間がかかり、写真や図面など添付資料が大容量でメールなどで送信するのに手間がかかることが課題でした。

ファイル転送サービスなども利用していましたが、社内でのデータ共有も大変なので、もう少しスマートな方法がないか探していました。PDFソフトの導入に至ったのは差分チェックがしやすく、データ変換が可能だったからです。

書類作成や確認がスムーズになり業務効率向上

複数の担当者が書類を編集しても差分機能で書類確認がスムーズになり、PDFデータの圧縮もできるのでパソコン容量を圧迫されることが減少。導入により契約書類の作成から顧客に渡すまでの作業効率向上の効果がありました。

その他、書類へのハイパーリンクの付与や、QRコードの発行など、リンクを活用した書類の使い方ができて便利。また会社に戻らなくとも、外出先から情報を閲覧でき、セキュリティもかけられるので安心です。