ここではハンコ文化が抱える課題について明らかにした上で、脱ハンコが業務にどのように影響するのかについて解説しています。脱ハンコによるメリット・デメリットや抵抗なく進めるための方法についてもご紹介します。
働き方改革により業務のデジタル化が注目される中、日本では古くからの慣習もあり、未だに契約や承認作業でハンコが用いられているケースが見受けられます。ハンコ中心の業務はどのような問題点があるのでしょうか。
物理的なハンコ有りきの業務は、生産性を低下させます。コロナ禍でリモートワークが推奨されているにもかかわらず、押印のために出社をしたり、上長の承認をもらうために本人の帰社を待っていては、業務効率が悪いことは明らかです。
では脱ハンコを行うと何が変わるのでしょうか。ハンコを無くすということはペーパーレス化やワークフローの見直しを行うことにつながります。手続きや無駄な出社が減ることで生産性向上が見込まれ、用紙代や印刷代などコスト削減効果もあります。
脱ハンコはこうしたメリットがある一方でデメリットや注意点もあります。不動産登記や法人登記など法的に押印が必要なものがありすべてで脱ハンコができないこと、または業務のデジタル化を進めるためのコストが発生することなどです。
脱ハンコを推進するにあたって、単に流行っているからという理由では、会社全体は動きません。まず社内の業務フローを見直し、どのような点で無駄が生じているかを把握することが重要。その上で、具体的な解決方法を提示していきましょう。
具体的な方法としては、「ワークフローシステムの導入」や「PDFソフトの電子印鑑機能を活用したペーパーレス化」などが挙げられます。
上述した通り、文書によっては脱ハンコが難しいものもありますし、一斉にハンコを無くしてしまうと、かえって業務の混乱を招いてしまうリスクがあります。ある程度優先順位を決め、可能な文書から段階的に進めることが必要です。
脱ハンコを検討しているにあたっては、おそらく、社内のペーパーレス化は視野に入っていることでしょう。脱ハンコとペーパーレス化は表裏一体の関係です。押印業務を効率化していくためにも、まずはペーパーレス化の方法やそのメリットを整理していきましょう。
ここではペーパーレス化を目指す企業・自治体に向けて、有料版PDFソフトを調査。
PDFの作成・編集/加工・セキュリティといった基本的機能に加えて、安心・安全にビジネスで使っていける機能(※)を持つ“高機能”な製品の中から、企業ニーズに合わせたオススメの3製品を紹介しています。
※タイムスタンプ、電子印鑑/電子サイン機能の搭載&PDF/A、PDF2.0(ISO-32000-2)への対応
今回調査した20製品の内、ペーパーレス化に必要な機能(※1)を持つ製品の中で、最も導入コストの安いSkyPDF Professional 7。そういった機能性やセキュリティ機能、コストパフォーマンスの高さが評価され、様々な企業・官公庁への導入実績を誇ります。
Officeソフト「JUST Office」やワープロソフト「一太郎」と同じメーカーによって開発されたPDFソフト。
そういった連携ソフトから直接PDFを作成・編集できるなど、日常的に同ソフトを使用している企業にとっては、高い業務効率化が図れます。
業界内で圧倒的な知名度・実績を誇るAcrobatシリーズ。中でも同ソフトは、Photoshop、illustratorといったソフトを使用する制作現場のペーパーレス化にオススメ。ソフトの開発元企業だからこそできる、スムーズなPDF変換が期待できます。
※1:PDFの作成・編集/加工・セキュリティ機能+タイムスタンプ、電子印鑑/電子サイン機能の搭載&PDF/A、PDF2.0(ISO-32000-2)への対応
◆選定基準
Google検索「PDFソフト」で10ページ目まで検索し(2022年4月19日時点)、ヒットした製品をすべて調査。PDFの作成・編集/加工・セキュリティといった基本的機能に加えて、電子印鑑/電子サイン機能、タイムスタンプを持ち、PDF/A対応、PDF2.0(ISO-32000-2)準拠している製品の内、以下の条件でピックアップしています。
〇SkyPDF Professional 7(株式会社スカイコム)
└初年度のコストが最安値のもの(11,385円 税込)。
〇JUST PDF 5 Pro(株式会社ジャストシステム)
└一太郎/JUST Officeと同じ企業が開発したPDFソフトのため、両ソフト間の連携機能を持つ。
〇Acrobat Pro DC(アドビ株式会社)
└Photoshop、illustratorと同じ企業が開発したPDFソフトのため、両ソフト間の連携機能を持つ。