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脱ハンコに取り組みたい

ここではハンコ文化が抱える課題について明らかにした上で、脱ハンコが業務にどのように影響するのかについて解説しています。脱ハンコによるメリット・デメリットや抵抗なく進めるための方法についてもご紹介します。

脱ハンコで何が変わる?

ハンコ文化の問題点

働き方改革により業務のデジタル化が注目される中、日本では古くからの慣習もあり、未だに契約や承認作業でハンコが用いられているケースが見受けられます。ハンコ中心の業務はどのような問題点があるのでしょうか。

物理的なハンコ有りきの業務は、生産性を低下させます。コロナ禍でリモートワークが推奨されているにもかかわらず、押印のために出社をしたり、上長の承認をもらうために本人の帰社を待っていては、業務効率が悪いことは明らかです。

脱ハンコのメリット・デメリット

では脱ハンコを行うと何が変わるのでしょうか。ハンコを無くすということはペーパーレス化やワークフローの見直しを行うことにつながります。手続きや無駄な出社が減ることで生産性向上が見込まれ、用紙代や印刷代などコスト削減効果もあります。

脱ハンコはこうしたメリットがある一方でデメリットや注意点もあります。不動産登記や法人登記など法的に押印が必要なものがありすべてで脱ハンコができないこと、または業務のデジタル化を進めるためのコストが発生することなどです。

脱ハンコの方法

業務フローの見直しで無駄を把握

脱ハンコを推進するにあたって、単に流行っているからという理由では、会社全体は動きません。まず社内の業務フローを見直し、どのような点で無駄が生じているかを把握することが重要。その上で、具体的な解決方法を提示していきましょう。

具体的な方法としては、「ワークフローシステムの導入」や「PDFソフトの電子印鑑機能を活用したペーパーレス化」などが挙げられます。

可能な文書から脱ハンコを進める

上述した通り、文書によっては脱ハンコが難しいものもありますし、一斉にハンコを無くしてしまうと、かえって業務の混乱を招いてしまうリスクがあります。ある程度優先順位を決め、可能な文書から段階的に進めることが必要です。

脱ハンコを検討しているにあたっては、おそらく、社内のペーパーレス化は視野に入っていることでしょう。脱ハンコとペーパーレス化は表裏一体の関係です。押印業務を効率化していくためにも、まずはペーパーレス化の方法やそのメリットを整理していきましょう

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