PDFソフトの役割は、紙文書をPDFデータの閲覧だけではありません。企業ごとに活用方法やメリットが異なります。そこでこのページでは、PDFが良く使われている6つの業界に着目。PDFソフトを活用することで、それぞれどのような課題を解決できたのか、その導入事例を紹介します。
この業界では技術レベルが高く、すでにPDFソフトを利用していることも多いですが、課題として運用コストが嵩んでしまうケースが多く見受けられます。ファイル変換のスピードやセキュリティ機能が充実したPDFソフトに切り替え課題解決をしています。
PDFは民間企業だけでなく、官公・自治体にも利用が拡大しています。特にコロナ禍で行政サービスを維持するためにPDFソフトを活用したり、研究機関で郵送費や保管コストが負担になっていた契約書類などをペーパーレス化し、業務効率化した事例があります。
金融機関は長年大量の紙文書でビジネスを行ってきた業界です。PDFソフトを使ったぺーパーレス化ではセキュリティ機能を重視。またOCR機能付きのPDFソフト導入により業務効率化を実現したり文書の標準化によりコスト削減した事例があります。
複数企業が協力して事業が進められる建築業界。取り扱う文書量も多く、CADや契約書などフォーマットが統一されないことが課題としてあります。PDFソフト活用の成功事例ではこうした課題が解決し作業効率アップにより顧客サービスの質も上げています。
契約書や物件案内など膨大な書類のやりとりが発生する不動産業界。書類編集に時間がかかったり営業と連携できていないなど課題も山積。解決方法として編集可能なPDFソフトを導入し作り直しなど無駄な作業を減らして売上げアップにつなげた事例もあります。
患者の記録や各種申請文書などが大量にあり、その管理が負担になっているケースが多い業界です。事例ではPDFソフトを導入を導入することで関連部署の共有がしやすくなり、手書き入力に対応するなどして業務効率がアップ。大幅なコスト削減を実現しています。
ここではペーパーレス化を目指す企業・自治体に向けて、有料版PDFソフトを調査。
PDFの作成・編集/加工・セキュリティといった基本的機能に加えて、安心・安全にビジネスで使っていける機能(※)を持つ“高機能”な製品の中から、企業ニーズに合わせたオススメの3製品を紹介しています。
※タイムスタンプ、電子印鑑/電子サイン機能の搭載&PDF/A、PDF2.0(ISO-32000-2)への対応
今回調査した20製品の内、ペーパーレス化に必要な機能(※1)を持つ製品の中で、最も導入コストの安いSkyPDF Professional 7。そういった機能性やセキュリティ機能、コストパフォーマンスの高さが評価され、様々な企業・官公庁への導入実績を誇ります。
Officeソフト「JUST Office」やワープロソフト「一太郎」と同じメーカーによって開発されたPDFソフト。
そういった連携ソフトから直接PDFを作成・編集できるなど、日常的に同ソフトを使用している企業にとっては、高い業務効率化が図れます。
業界内で圧倒的な知名度・実績を誇るAcrobatシリーズ。中でも同ソフトは、Photoshop、illustratorといったソフトを使用する制作現場のペーパーレス化にオススメ。ソフトの開発元企業だからこそできる、スムーズなPDF変換が期待できます。