ペーパーレス化を推進したい

ペーパーレス化の必要性を感じていても、なかなか前に進まないという企業が少なくありません。そこでペーパーレス化することで得られるメリットやデメリットを整理した上で、具体的な進め方について解説します。

ペーパーレス化のメリット

業務効率化

ペーパーレス化により書類作成や出力の手間は軽減します。パソコンで作成した文書を紙に印刷し封筒に入れての送付や、会議に向けて大量の書類を出力する時間、社内で使用する書類のファイリングといった作業はすべて省略することが無くなることで業務効率が向上します。

コスト削減

紙文書の作成にかかるコストがかからなくなる点も大きなメリットでしょう。紙代の他にもプリンターやインクなどの費用、郵送代、保管するためのファイルや倉庫代などの費用がかかります。人件費なども合わせると大幅なコスト削減に繋がります。

スペースの有効活用

紙書類の保管にはファイルやキャビネット、書類棚などを置くスペースが必要。ペーパーレス化が実施されるとそれらが不要になるため、空いたスペースを別の目的に使用するなど有効活用ができるようになります。

セキュリティ・安全性強化

紙書類は物理的に紛失したり情報漏洩のリスクが高くなり、災害などで消失する可能性もあります。ペーパーレス化でアクセス権限のあるクラウド上にデータ保管したり、バックアップを行えばセキュリティ強化ができます。

ペーパーレス化のデメリット

一定の導入コストがかかる

ペーパーレス化のために管理システムを導入したり、それまでの紙書類を電子化するための機材や電子データを閲覧するためのパソコン・タブレットの台数を増やす、社内教育など導入のための初期コストがかかります。コストに面については、社員の満足度や働きやすさ・生産性の向上といったメリットを鑑みつつ、整理することが需要です。

電子機器ならではの制限

文書の確認は電子機器の画面上で行うため、紙書類のように並べて確認することはできず、一度に表示できる情報量が制限されます。またネット環境や電子機器ありきなので障害や故障などで使用できなくなるリスクはぬぐい切れません。

ペーパーレス化の方法

目的や導入効果を明確にする

ペーパーレス化を行う目的や導入効果を明らかにします。そのためには現状の紙の使用量や文書作成にかかる時間やコストを計算し、電子データ化することで具体的にどういった効果があるか整理することから始めます。

業務フロー全体を見直す

ペーパーレス化を実施することにより、これまで行っていた作業が不要になったり情報伝達方法が変わります。単に紙文書を電子化するだけでなく、新体制で業務フローがどうなるのか全体を見直します。

必要なシステム・機器を導入

導入目的や業務フローが整理できたら、それに合わせたシステムをインストールし機器を揃えるだけです。ペーパーレス化の環境が整っても、慣れるまで時間がかかりますので必要に応じて使い方など教育を行います。

ペーパーレス化のための
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