IT/情報通信

PDFはデジタル文書の標準タイプとしてさまざまな業界で利用されています。中でも特に取り扱いが厳しいと考えられるIT・情報通信業界において、その導入の目的やどんな効果が得られているのか活用事例を紹介します。

日本ユニシス株式会社
（現：BIPROGY株式会社）

導入の背景

以前から利用していた米国製のPDFソフトの運用コストがかさんでおり、負担が増えてきたことが導入のきっかけ。また、全社を挙げて取り組んでいる「情報漏えい防止対策」の一環として、提案書や各種の重要書類のセキュリティ強化を行うため、PDFの取扱いをどうするかも含め、業務全体を見直す必要がありました。

そこで、操作が簡単で品質の高いPDFソフトへの乗り換えを検討するに至りました。選定に際しては、これまで使用していたPDFソフトと比較し、コスト削減の企業導入実績があり、情報漏洩防止を実現するセキュリティ機能が搭載されていることがポイントでした。

大幅な運用コストの削減と業務効率化を実現

導入にも費用がかからず、そもそもの目的である、運用コストの大幅な削減が実現。それまで使用していた米国製PDFソフトと比較しても、利用者の利便性を失うことがなく乗り換えできました。処理も高速のため、PDFへの変換待ちストレスも低減し、業務効率も向上しました。

また、パスワードやアクセスコントロールといったセキュリティ機能も充実。情報漏えい防止策を講じたい、という会社の方向性ともマッチしました。また署名やPDF分割・統合など高度な機能により、PDFの利用範囲も拡大。電子文書化によるペーパーレス化推進で、紙の使用量を削減できたことも大きな効果の一つです。

日本電気株式会社（NEC）

導入の背景

企業理念として「環境経営」を掲げているNECでは、ITを活用したエコ対策や省資源対応などを実践しています。これまでのPDFソフトは導入コストが高く、ファイル変換にも時間がかかっていたため、操作に手間がかからず処理能力にも優れる、新たなソフトへの乗り換えが求められていました。

「操作性の良さ」や「導入コストの低さ」などを基準に新しいPDFソフトを検討しました。採用するにあたり、最終的な決め手となったのは、自社開発で機能追加にも柔軟に対応できることと、サポート体制がしっかりしていることでした。

優れたコスパで企業理念に合うペーパーレス化を推進

PDFの活用は「環境経営」を軸として、ペーパーレス化などの環境負荷低減を推進する会社の基本理念に合致。さらにNECでは、本社およびグループ企業61社も含めトータル約24,000ライセンスを導入したことで、数億円規模のコスト削減ができました。

また導入したPDFソフトは、ファイルアクセスに対するパスワード設定などのセキュリティや、PDF分割・統合など高度な機能を数多く搭載しており、低価格ながら業務効率化も実現。希望していた高いコストパフォーマンスについても満足のいく結果を得ることができました。