請求書の長期保存

事業取引の証拠となる請求書は一定期間の保存が義務付けられています。ここでは請求書の保存方法としてどのようなものがあるのか、また電子帳簿保存法の改正により今後はどのような取扱いをすべきか解説します。

受け取った請求書は何年間保存すべき？

法人の場合

規模にかかわらず法人の請求書の保存期間は7年間となっています。なお請求書の保管期間は事業年度の法人税申告期限日の翌日から7年間です。請求書の発行日や受領日を起算点とするわけではないので注意が必要です。

個人の場合

個人事業主の請求書の保存期間は原則5年間となっています。但し消費税の課税事業者については個人であっても7年間保管することが消費税法で定められています。また起算点は法人と同様に確定申告期限日の翌日からです。

発行した請求書の場合は？

請求書の控え（写し）を発行したのであれば、保存義務あり

請求書の保存は受け取ったものだけでなく、発行側でも控え（写し）がある場合は保存義務があります。ただ請求書の控えは発行義務があるわけではないので、発行しなかった場合は保存義務も生じることはありません。

インボイス制度では

インボイス制度とは2023年10月1日から始まる「適格請求書等保存方式」のこと。これは複数税率に対応したものとされる仕入税額控除ですが、この制度では請求書の受け取り側・発行側ともに7年間の保存義務が生じます。

請求書の保管方法の種類

請求書を「紙」で保管する

請求書の保管は紙による保管が原則です。紙により受領した請求書または発行した請求書の控えは振込期日や取引先別に分け、月別にファイリングして保管します。具体的な保管方法は自社の規定に基づいて採用されます。

マイクロフィルムで保管する

電子帳簿保存法で定める一定の要件を満たせば請求書をマイクロフィルムで保管することが可能です。規定のマイクロフィルムリーダー及びプリンタの設置が義務付けられ法定保存期間の最後の2年間のみ保存ができます。

PDFで保存→PDF/Aへの対応していれば安心

電子帳簿保存法に定められている要件を満たせばPDFのような電子データによる保管も認められています。PDFには長期保存するのに適した規格PDF/Aがあり、それに対応したPDFソフトを使用すれば安心です。

電子帳簿保存法の改正に注目

2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されます。国税関係帳簿・書類の要件緩和がメインですが注目すべきは電子取引のケースです。

2022年以降、電子データで受け取った書類の紙媒体への出力保存が原則不可となり、電子データによる請求書の保存は電子データでの保存が義務化されます。

電子帳簿保存法はこれまで何度も改正を繰り返しており、今後も改正により要件の変奥などの可能性があるため最新情報をチェックしておくことが重要です。

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