医療・福祉

業務レベルでのペーパーレス化が進められる医療・福祉業界においては、各種書類をPDFに変換することは業務効率向上につながります。そこで、PDF導入に至った経緯や導入後の効果など代表的な事例をご紹介します。

Health Advocate

引用元：Wondershare公式HP(https://pdf.wondershare.jp/case-study-interview/healthadvocate.html)

導入の背景

企業向けに医療サービスを提供しているHealth Advocate社では、10,000を超えるクライアントを保有。それゆえ、患者の記録や申請文書といった資料の管理が大変な上に、記録や安全保障の観点から電子コピーを求められることが多く発生していました。

ところがこうした記録や資料は、Word、Excel、PDFなど複数のフォーマットで作成されていました。管理を強化するためには、検索可能なフォーマットに統一する必要がありました。

文書作成や紙コストが削減でき機密管理も実現

課題の解決策として、複数形式のファイルを1つにできる結合機能に優れたPDFソフトを導入。作成されたファイルの共有がしやすく、セキュリティ機能によりクライアントの資料を保護することが可能なものを選びました。

多くの部署でこのPDFソフトを使用するようになってから、新しい文書フォームを作成するための時間と費用を削減。紙に対する予算を大幅に縮小することができました。また機密性の高い管理にクライアント側も満足しています。

株式会社エラン

引用元：株式会社エラン公式HP(https://www.kkelan.com/)

導入の背景

エラン社は病院や介護施設等へ衣類やタオル、おむつといった入所時の必需品を提供する会社。紙の申込書は記入漏れ・ミスなど書類不備が多い上、データエントリー時には手間とコストがかかり、データ反映までのタイムラグも発生。加えて、保管・管理において紛失や破損リスクもあるのも問題でした。

そういった課題を解決するために電子データ化を検討。キーボード入力が苦手なシニア世代への対応を模索していたところ、タブレット端末による手書き入力が可能なPDFソフトを発見しました。

申込手続きにかかる時間の大幅削減を実現

タブレット端末と電子ペンで利用申込手続きができるWEB申込システム自体は自社で開発することになりましたが、文字認識やPDF化部分においてはWebAPIを採用。手書きできることが必須なので認識率の高いものを選びました。

現在は全国で40の病院・介護施設で利用されていますが、中には、ペーパーレス化により申込み手続きにかかる時間を月40時間削減できた例も。今後さらなる利用拡大を目指し、入力負担を軽減する改善を進めていく計画です。