テレワークで円滑な業務実現

新型コロナの影響によりテレワークを導入する企業が急速に増えました。しかし古い体質が根強く残る企業の中には思うように進まないケースも。そこでテレワークの課題や解決に必要なペーパーレス化について解説します。

64.2％が書類や捺印対応が必要でやむなく出社している

2020年にアドビ社が行った調査によれば、テレワークが導入されても紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験があると回答した人は64.2％。それは書類や捺印対応がテレワークを阻む原因となっているからと考えられます。

テレワークの課題

見積書、稟議書などの捺印と回覧

ハンコありきの業務を続けていては出社せずに仕事を進められるテレワークは実現しません。見積書や稟議書の承認に紙書類への捺印や回覧が必要となると、そのために出社しなければならず業務効率はかえって低下します。

紙書類や印鑑の持ち出しにセキュリティリスクがある

どうしても捺印が必要な場合は、紙書類や印鑑を持ち出して対処することになるかもしれません。しかし物理的な移動は置き忘れや紛失が発生する可能性がありますし、情報漏洩などセキュリティリスクが高くなってしまいます。

紙資料の確認やプリントアウト

これまでと全く同じ方法をテレワークで行おうとすると、紙資料の確認やプリントアウトの問題が出できます。出社しないと資料が手に入らない、自宅にプリンターがなくて印刷できないとなると業務に遅れが生じます。

取引先との打ち合わせや会議、社内コミュニケーション

対面で行うことが前提の打ち合わせや社内のコミュニケーションはテレワークを進める際の壁になります。現在はインターネットが普及しているので、様々なソリューションを駆使した新たなコミュニケーションが必要になります。

コミュニケーション不足

テレワークの導入は会議室での情報共有はもちろん、職場で同僚との他愛のない会話も無くなるためコミュニケーション不足に陥りやすい傾向にあります。それによるストレスや心理的負担をどう解消するかが課題です。

ペーパーレス化が必要

テレワークはさまざまな課題があるから止めたほうがいいのでしょうか。アドビの調査ではテレワーク経験者の8割以上が生産性向上とペーパーレス化を実感していることがわかっています。逆に考えるとペーパーレス化が実現できればテレワークの多くの課題が解決でき、業務効率がアップするとも言えるでしょう。

【企業向け】
PDFソフトの選び方と
オススメ製品3選を見る